Su päev on tegevustega broneeritud kl 8-18. Juhtimise jaoks ei jäägi midagi.

Ava oma kalender ja vaata homset päeva. Kui seal on kella kaheksast kuueni ainult värvilised kastid, siis küsi endalt ausalt: millal sa homme juhid?

Mitte millal sa koosolekul istud, kirjadele vastad või kellegi kiire probleemi lahendad. Millal sa mõtled suuna üle, annad inimesele päriselt tähelepanu, valmistad ette raske otsuse või märkad probleemi enne, kui see kriisiks kasvab?

Täis kalender jätab tegusa mulje. Päeva lõpus oled väsinud ja sul on tunne, et tegid palju. Ometi võivad kõige olulisemad juhtimisülesanded jälle homsesse nihkuda, sest neil polnud kalendris oma kasti ega inimest, kes neid sinult kohe nõuaks.

Microsofti 2023. aasta Work Trend Index näitas 31 000 inimese küsitluse ja Microsoft 365 töömustrite põhjal, et 68% vastanutest ei saa tööpäeva jooksul piisavalt segamatut keskendumisaega. Kui terve päev kulub suhtlemisele ja reageerimisele, ei kao mõtlemist nõudev töö ära. See kolib lihtsalt õhtusse või jääb tegemata.

Täis kalender ei ole sama mis juhitud päev

Juhi tööpäev täitub harva ühe suure vale otsuse tõttu. Pigem loovutad selle viieteistkümne väikese „jah" kaudu. Jah, ma tulen sellele kohtumisele. Jah, saada kutse. Jah, ma vaatan kohe üle. Jah, paneme pool tundi, kuigi kümnest minutist piisaks.

Ükski neist valikutest ei tundu ohtlik. Koos moodustavad need aga päeva, mille sisu otsustasid teised inimesed. Sina oled küll igal pool kohal, kuid sinu enda juhtimisülesanded seisavad järjekorras.

Siin on ebamugav vastuolu. Mida vastutustundlikum juht sa oled, seda kergemini võib kalender täituda. Sa tahad olla kättesaadav, aidata ja asjadega kursis püsida. Aga kui kättesaadavus tähendab, et iga teise inimese vajadus pääseb sinu kalendrisse enne sinu enda prioriteete, muutub tugev külg tasapisi lõksuks.

Miks juhtimine jääb alati viimaseks?

Juhtimistöö suur osa ei karju. Mõtlemine, ennetamine, arendav vestlus ja pika vaate hoidmine ei saada sulle punast märguannet. Need muutuvad pakiliseks alles siis, kui hea inimene tahab lahkuda, projekt on rajalt maas või meeskond ootab otsust, mille tegemiseks pole sul enam rahulikku hetke.

Koosolek seevastu on nähtav. Sellel on algus, lõpp ja osalejad. Kirjale vastamine annab kiire lõpetatuse tunde. Kellegi probleemi lahendamine pakub kohe tänu. Nii võid terve päeva teha tööd, mis tundub kasulik, ning lükata edasi tööd, mille mõju on suurem, kuid tulemus aeglasem.

Koolitustel kuulen juhtidelt sageli sama mustrit. Nende kalendris on regulaarsed koosolekud, aruandmised ja projektikõned, kuid üks ühele vestlused jäävad ära just siis, kui nädal läheb kiireks. Samal ajal ütlevad nad, et inimesed ei võta piisavalt vastutust ja probleemid jõuavad nendeni liiga hilja. Need kaks asja ei ole alati eraldi mured.

Juhi kalender näitab tema tegelikke prioriteete

Meile meeldib mõelda, et prioriteedid elavad peas või strateegiadokumendis. Tegelikult elavad need kalendris. Kui ütled, et inimeste arendamine on oluline, kuid sellele ei ole kahe nädala jooksul ühtegi aega, räägib kalender teist juttu.

Michael Porter ja Nitin Nohria jälgisid 27 suure ettevõtte juhi ajakasutust ööpäev läbi 13 nädala jooksul. Nende keskne tähelepanek oli lihtne: aeg on juhi kõige napim vara ning selle jaotus kujundab otseselt seda, kuidas ta oma rolli täidab. Juhi kalender ei ole seega pelgalt korraldusvahend. See on juhtimise valikute nähtav jälg.

See ei tähenda, et hea juhi kalender peaks olema tühi. Juhtimine toimubki suuresti teiste inimestega. Küsimus on selles, kas kohtumised teenivad sinu rolli või täidad sina lihtsalt kohtumiste nõudmisi.

Kõik kutsed ei vaja sinu kohalolu

Sageli ei lähe juht koosolekule sellepärast, et tema panus oleks hädavajalik. Ta läheb, sest tahab olla kursis, teda kutsuti viisakusest või kardab, et tema puudumisel tehakse vale otsus. See võib tunduda hoolikusena, kuid õpetab meeskonnale kiiresti, et päris vastutus jääb ikkagi juhile.

Enne kutse vastuvõtmist võid küsida kolm küsimust. Millist otsust minult seal oodatakse? Mis jääb tegemata, kui ma ei osale? Kas sama tulemuse saaks kirjaliku kokkuvõtte, kümneminutilise kõne või kellegi teise osalemisega?

Kui vastused jäävad häguseks, ei tähenda see automaatselt, et peaksid keelduma. See tähendab, et kohtumise eesmärk vajab selgitamist. Mõnikord piisab, kui osaled ainult otsust puudutavas osas. Mõnikord saab üks meeskonnaliige minna sinu asemel ja tuua tagasi need kaks asja, mida sul päriselt on vaja teada.

Pane juhtimine kalendrisse enne, kui päev täitub

Päris juhtimistööle ei teki aega iseenesest. Kui ootad päeva, mil midagi kiiret vahele ei tule, jäädki ootama. Seepärast tasub alustada mitte kohtumiste kärpimisest, vaid nende tegevuste kaitsmisest, mida ainult sina oma rollis teha saad.

Esiteks pane paika kaks juhtimisplokki nädalas. Vali 60 kuni 90 minutit mõtlemiseks, otsuste ettevalmistamiseks ja tulevaste riskide märkamiseks. Ära nimeta seda kalendris „vabaks ajaks", sest vaba aeg täidetakse kiiresti. Anna sellele konkreetne eesmärk.

Teiseks vaata kord nädalas üle järgmised kümme tööpäeva. Märgi iga kohtumise juurde, kas sa seal otsustad, suunad, arendad inimest või lihtsalt kuulad. Kui suur osa päevast jääb viimasesse rühma, otsi vähemalt üks koht, kust saad osalemise asemel küsida kokkuvõtet.

Kolmandaks jäta iga päev veidi liikumisruumi. Täiesti täis kalender eeldab, et ükski vestlus ei lähe pikemaks ja ükski ootamatu probleem ei teki. Juhtimise tegelikkus on teistsugune. Puhver ei ole raisatud aeg, vaid ruum, kus saad reageerida ilma kogu päeva lõhkumata.

Neljandaks kaitse inimestega töötamise aega sama kindlalt nagu kliendikohtumist. Kui arenguvestlus või üks ühele kohtumine kaob esimesena, annab see inimesele sõnumi, et tema teema on oluline ainult rahulikul nädalal. Vajadusel võid kasutada kokkulepete hoidmiseks ka Juhtimisradari tarkvara, kuid ükski tööriist ei asenda kalendris päriselt kaitstud aega.

Esimesel nädalal võib tekkida süütunne. Mõni inimene on harjunud sinu kiire „jah" vastusega ja mõni koosolek on kalendris püsinud aastaid. Sa ei pea kõike korraga muutma. Alusta ühe korduva kohtumise lühendamisest ja ühest kaitstud juhtimisplokist. Vaata kuu aja pärast, kas tähtsad vestlused toimuvad varem ning kas otsused sünnivad rahulikumalt.

Kokkuvõtteks

Täis kalender ei tõesta, et juhid hästi. Sinu tööpäev hakkab päriselt sinu juhtimist toetama siis, kui kõige olulisemad otsused, inimesed ja mõtlemine saavad aja enne, kui teiste vajadused kogu ruumi ära võtavad.

Põhipunktid, mida kaasa võtta

Täis kalender võib näidata suurt vastutustunnet, kuid ka seda, et teised juhivad sinu aega.
Juhtimistöö jääb viimaseks, sest mõtlemine ja ennetamine ei muutu kohe pakiliseks.
Iga kutse ei vaja sinu kohalolu. Küsi, millist otsust või panust sinult tegelikult oodatakse.
Kaitse mõtlemise ja inimestega töötamise aega enne, kui nädal kohtumistega täitub.

Küsimused mõtisklemiseks juhile

Milline osa sinu järgmise nädala kalendrist näitab kõige selgemalt sinu päris prioriteete?
Millisel kohtumisel osaled harjumusest, kuigi sinu puudumine aitaks kellelgi teisel rohkem vastutust võtta?
Millise ühe juhtimisploki paned kalendrisse enne, kui uus nädal sinu eest täidetakse?